'n klagte is gedefinieer as'n formele klagte in te skryf Afhang van die beleid en prosedures by die organisasie in die vraag Kry die nodige vorms van die menslike hulpbronne departement of die aangewese verteenwoordigerDie volgende inligting is algemeen vereis: 'n ander persoon, of jou afgevaardigde kan verteenwoordig tydens die verrigtinge. Die naam van die persoon, die titel, die verhouding wat sy het met jou en jou handtekening sal vereis word. Sommige organe vereis dat'n inligtingsblad voor die saak kan oorweeg word Die inligtingsblad moet die volgende bevat: wat is die beweerde oortreding - onregverdige behandeling, kwessies met betrekking tot die regering, 'n skending van die reëls en regulasies, of in die verlede, 'n verbreking van'n kontrak, bestuur kwessies of huidige beleid. Soms is, sal dit nodig wees om te betrek derde partye in die proses van die klagte.
In die bemiddelaar is'n neutrale persoon of onafhanklike wat is gevra om'n kompromie te vind. Die finale besluit van'n ombudsman is wetlik bindend is.
